サロンワークでも大切！ビジネススキルの『基本のキ』 〜メール対応編〜
スマホの普及が目覚ましい昨今、電話よりもメールでのやり取りが中心になっていると思います。こちらの送りたいときに送れ、相手の受け取り時間を考慮しなくてよい便利なツールであるメールはメリットも多いですが、その分注意しなければいけないこともあります。メールでのサロン予約に対応するためにも、ぜひこのコラムで対応を学んでお客さまにいい印象を残しましょう。
重要な内容はメールのみでの連絡にしないこと
まず、注意点をお伝えします。メールは、日常的に使用している便利なツールではありますが、メールだけで済ましてはいけない連絡がふたつあります。
・緊急の場合
メールは送信と受信に直接の繋がりが生じるわけではありません。メールを送信したからといって受信者が開かない限り、メールが受信者に「届いた」というわけではないのです。緊急の場合は、電話も使って至急確認を取りましょう。
・自分に大きな落ち度がある謝罪の場合
自分のほうに大きな落ち度があって謝罪する場合、メールだけで済ますのは不適切です。相手と直接話して誠心誠意謝り、許しを請うことが必要になります。
件名で「中身」を示すこと
メールを受信したとき、受けた人はメールボックスを開いて受信日時順に送信者、そして件名が並んでいる状態を目にします。とくに忙しい人はたくさんの受信メールがあるため、件名だけで内容がわかるとすごく助かります。具体的に分かるように、シンプルかつ伝わりやすくしましょう。
たとえば、「御礼」→「先日の講演会ご参加の御礼」のようにします。
また、あまり件名が長すぎるとわかりづらく、見過ごされてしまう危険性もあるので、20文字ぐらいにまとめましょう。
長くなる場合は「箇条書き」でわかりやすくする
長い文章でずらずらと説明するよりもグループ分けをして箇条書きにしたほうが頭に入っていきやすいです。なので、３つ以上お願いしたいことや注意事項があるときなどは箇条書きにしましょう。
ただ、気をつけたいのは「羅列しすぎない」ということ。あまりに箇条書き項目が多すぎるとわかりづらいので５つまでに抑えるといいでしょう。
もし５つ以上項目があるときには、カテゴライズをするとわかりやすいです。たとえば、10個以上箇条書きしたい項目があるときは、全体に大きく５つのカテゴリーに分けて書いていくという具合です。
To、CC、BCCを使い分ける
メールは、複数の相手に同時に送信することができます。送信先には宛先（To）とは別にCC（Carbon Copy）とBCC（Blind Carbon Copy）があります。３つそれぞれの特性を理解して、使いこなしましょう。
宛先（To）はメールの本来の送付先です。意味は「あなた宛のメールです。お返事をください」です。基本的に指定するのはひとりです。複数指定する場合は、返信が必要か不要かわかりやすいようにしましょう。
CC（Carbon Copy）は、本来の宛先ではないけれど、関係者に対して情報を共有したいときに使います。Toに指定した相手にも、CCに誰が入っているかがわかります。なので、受信者相互のアドレスが知られてもいい場合はCCを使用しましょう。意味は、「念のためご覧ください」「共有お願いします」です。複数の人が関わる仕事のときに使われます。
BCC（Blind Carbon Copy）は、CCと役割が似ていますが、BCCに指定したアドレスはToやCCに指定した相手からは見えません。なので、他の受信者には知らせたくない場合にこの方法を使います。意味は、「ToやCCの人には、あなた（Bccに入っている方）が見ているとは気づきませんがご覧ください」です。以上３つの送信先を使いこなして仕事の共有を円滑にしましょう。
あまり容量の大きい添付はつけず、２M以内に
「メールが重い」という表現があります。写真が多かったり長い動画が含まれていたりすると受信に時間がかかったり、送れなかったりとイライラされた経験がある方もいるのでは？ そうならないよう相手の負担にならないサイズを考えて送りましょう。そうすればメール容量が原因の、送ったのに届かないなどのトラブルもなくなります。
ちなみに、添付ファイルの一般的なボーダーラインは２MB（2000KB）以内です。専用ソフトを使ってファイルサイズの圧縮をしたり、利用目的によっては画像自体を小さくする、もしくは、大容量ファイル送信サービスを利用してみましょう。インターネットで「ファイル便」というワードなどで検索すると無料の大容量ファイル便サイトがたくさん出てくるので、利用してみてください。
見直し必須
どんなに短い文章でも見直しは２回以上を必ず心がけて行うようにしましょう。目で流して見るのではなく、心のなかで声に出して確認します。さらに重要なメールの場合は、音には出さずに唇だけ動かして念入りに確認しましょう。情報の書き間違いはビジネスではかなりの致命傷になる危険性があります。とくに疲れているときは注意が必要です。その場合、重要なメールは一晩寝かすのがベターかもしれません。事前に「検討したあとに返します」という旨のメールを送って相手の了承を得ましょう。
▽まとめ
いかがでしたか？ 普段よく使用する身近印象のメールですが、ビジネスとして改めて考えるとたくさんのマナーがあります。相手の顔が見えなかったり、声のニュアンスが伝わらなかったりする分、誤解を生みやすいのでさまざまな工夫が必要とされます。少し面倒なような気もしますが、スムーズに伝えるためには基本常識は必須。受け取る相手のことを思いやって、わかりやすく丁寧な対応を心がけましょう。
