覚えておきたい最小限のビジネスマナー「報・連・相」

覚えておきたい最小限のビジネスマナー「報・連・相」

新社会人になれば、当たり前のように「ほうれんそう」という言葉が聞かれるようになります。ほうれんそうと言えば、まだまだ最初にあのヒユ科アカザ亜科ホウレンソウ属の野菜を思いついてしまうのかもしれません。しかしビジネスマンは、ほうれんそうと言えば、まず「報・連・相」(ほうれんそう)に決まっています。
いつから、報・連・相がビジネスマナーとして定着したのかといえば、1982年に山種証券社長の山崎富治が社内キャンペーンでスタートしたのがはじまりと言われています。「ほうれんそうが会社を強くする」という本がある時期ベストセラーになって、一般的に使用されるようになったと言われています。

報・連・相の意味を知る

「報告」、「連絡」、「相談」を上手くまとめて判りやすくしたのが、報・連・相です。

「報告」では、通常の担当業務、特別に指示を受けた業務に対し、上司にその経過・結果を告げることを意味しています。「連絡」は、仕事上知り得た事実や決定事項などを関係者に伝えることを意味します。「相談」は迷った時には、上司の判断を仰いだり、アドバイスを受けたりすることです。

報・連・相が成功の一番の近道だった

報・連・相

最近特に報・連・相について語られることが多くなって来ました。以前では、報・連・相はできることが当たり前と思われていました。しかしそれは意外と難しくもあり、実際には分かってはいるけど上手くはできてない人たちも多くいます。特に新人類と呼ばれる若い人たちは、日頃の生活において報・連・相のかけらも備わっていなかったりします。報・連・相は成功の第一歩だとして、かなり重要視している会社も多くありますが、実際には報・連・相は成果がないからと採用してない会社もあると言います。

報・連・相は成果ではないのかもしれませんが、成果へ導くための基礎です。報・連・相の意識がなければ、やっぱりなかなか上手く成果を導き出すことはできないはずです。報・連・相を必要としないのは、果たして自信のあらわれなのでしょうか。とてもそうとは思うことができません。やはり成功の一番の近道は報・連・相を理解することからです。

報・連・相ができない

報・連・相

もしも会社において報告のやりとりがなければどのようなことになってしまうのでしょうか。上司には、監督者責任があり、部下を監視していかなければなりません。部下の失態は、上司の教育不足ともとられてしまいます。しかし上司に連絡がないことで、どのような問題が現在発生しているかも把握することができません。これでは部下と上司の関係が全然成り立ってないことになります。上司から部下に確認するという流れでは、どんどん仕事の能率が悪くなって行きます。

連絡がない場合はどうでしょうか。それは部下と上司の関係に全然コミュニケーションが成り立っていない状態です。コミュニケーションがないまま仕事をスタートしてしまえば、仕事にはやがて必ずズレが出てきてしまうでしょう。ただただ仕事の効率も悪化していくばかりです。

相談がないというのは、仕事が順調に進んでいる結果なのでしょうか。上司も手間が省けて都合がいいと思ってしまうかもしれません。しかし仕事のクオリティーのことを考えると決してそうではありません。部下は上司と相乗的に成長していかなければなりません。上司も、部下から学ぶことがあるかもしれません。上司も部下に相談をされて考えて成長して行くことになります。部下が相談なしで自己の判断のみで決断してスタートさせてしまったから、あとあと仕事の全面的やり直しをしなければならない大事態になってしまう可能性もあります。

このようなことを考えると、やっぱり「報・連・相」は徹底するモチベーションがかなり大事だということが分かってきます。

「報・連・相」のルール

まず報告という場合には、上司から指示された仕事が終わったときに報告をします。それだけではなく、長期の仕事を任せられたときには、進行状況の中間報告もします。そして、仕事を進めていく上で変更が必要になったときその都度報告が必要であり、新しい情報の収集があれば、それを上司に報告します。更にミスしたときには、すぐに上司に報告が必要です。事実をはっきりと伝えることを心掛けるようにしてください。

連絡も事実の周知を行うことが大事です。方法には、電話、メール、ファックス、口頭などがあります。数字、グラフ、図表が伴う連絡は文書の報告になります。そのとき簡潔に行えるように意識して行動をしてください。

そして、判断に迷えばその都度相談をします。そのときには、「自分はこう思う」という意見を持っていることが大事です。最近では、自分の意見を持たないまま、指示をもらおうと思っている人たちが多いようですが、それは間違った相談の解釈です。相談したい事柄の現状、目指すもの、何を今までして来たのか、なぜ目指す状況に到達できないのかなど、まずは自身で明確化するようにしましょう。

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