医療事務の退職届｜書き方、提出までの流れや注意点、例文などを紹介
「円満に今の会社を退職したい」「退職届の書き方や出すまでの流れがよくわからない」とに感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、医療事務にフォーカスした書き方や提出までの流れや注意点、例文などについてご紹介します。
退職届、辞表や退職願との違いは？
初めに退職届、辞表や退職願の違いについて1つずつ順番にご紹介していきます。それぞれ目的が全く異なるため、これから退職を考えている方は違いを理解しましょう。
退職届
退職届とは、上層部との話し合いの末、退職することが確定した際に提出する書類のことです。受理された時点で退職に関する手続きがスタートするため、提出後の撤回は基本的にはできません。
そのため、提出する前に本当に退職を決定しても良いのか、退職しても後悔はしないかなどを再確認しましょう。
退職願
退職願とは、退職の意思を情事や取締役などに伝える際に使用する書類のことです。必ず作成・提出する必要はなく、口頭で内容を伝えても問題ありません。形式は企業によって異なります。記述する際は、自社の就業規則を再確認し、ルールに沿った作成・提出をおこないましょう。
辞表
辞表とは、雇用関係のない役職の方々や公務員が退職をする際に提出する書類のことで、提出した後でも一般社員として働き続けられます。公務員の場合は、辞表が退職届と同様の扱いになってしまうため、勘違いしないようにしましょう。
また、雇用関係にあたる会社員は、間違って作成・提出しないよう違いについて覚えておいてください。
医療事務の退職届の書き方とは
医療事務の退職届の書き方は「縦書き・手書き」が一般的なルールです。とはいえ、横書きやPCで作成することに問題があるわけではありません。しかし、PCで作成してしまうと謝罪や感謝の気持ちが薄れてしまうため、誠意を伝えるためにも手書きで作成しましょう。
準備するもの
退職届を作成する際に準備しておかなくてはいけないものは以下のとおりです。
・便箋
・封筒
・筆記用具
順番に見ていきましょう。
便箋
便箋は、退職の意向を伝えるための用紙ですので、下記のポイントを押さえて準備しましょう。
・装飾のないシンプルな用紙(かけ線はあってもよい)
・サイズはA5(A4も可)
便箋の場合、就業規則によって用紙やフォーマットの指定があります。事前に確認し、用紙やフォーマットの指定があれば従い、無ければ上記のポイントを参考にしながら準備しましょう。
封筒
封筒は、退職届を受け取った人が一番初めに触れるものですので、ポイントを押さえて準備しましょう。
・白色で無地の封筒
・中身が透けないように二重封筒にする
・サイズは便箋のサイズに合わせる
茶封筒は社内用や事務的な書類を入れることが多いため、退職届には適していません。また、白色の封筒であっても郵便番号表記枠が印刷されているものは、手渡しには合っていないため、避けましょう。
筆記用具
筆記用具は、ボールペンか万年筆を準備しましょう。その理由は、鉛筆やフリックスボールペンだと擦れて文字が消えてしまう恐れがあるからです。
また、筆ペンやマーカーなどは主張が強すぎて目立ってしまうので、適していません。筆記用具は、文字がこすれても消えない黒のボールペンか万年筆を選びましょう。
退職届の例文を紹介
ここからは、退職届の例文や縦書きの場合、横書きの場合の記載する内容、退職届を入れる封筒について解説します。
例文
退職届を提出する際の一般的な例文は以下のとおりです。
・「このたび、一身上の都合により、勝手ながら来たる〇年〇月〇日をもって退職いたします。」
・「このたび、一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします。」
退職届の場合、会社都合であれば一身上の都合と表記しても問題ありません。しかし、自己都合の場合に一身上の都合と表記してしまうと、自己退職扱いになってしまい失業給付の金額・期間などが変わってしまうため、具体的な転職理由を記載しましょう。
退職届に記載する内容｜縦書きの場合
縦書きと横書きの場合で記載する内容が異なります。まずは、縦書きの場合に記載する内容についてご紹介します。
1.退職届
2.私儀：書き始め
3.一身上の都合(自分都合)：退職理由
4.退職の相談で取り決めた日付：退職日
5.提出日：届出年付日
6.所属部署や氏名
7.最高責任者の役職と名前を記載：宛名
8.名前
退職届の場合、宛名は自分の名前よりも院長や理事長の名前が上にくるように記載する必要があるので注意しましょう。
退職届に記載する内容｜横書きの場合
横書きの場合に記載する内容は以下のとおりです。
1.退職届
2.提出日：退職年付日
3.最高責任者の役職と名前を記載：宛名
4.所属部署や氏名
5.押印
6.私儀：書き始め
7.一身上の都合(自分都合)：退職理由
8.以上
横書きはPC作成するか会社の規定などがある場合のみ「日付・宛名・自分の氏名や印鑑」などを冒頭に記載します。縦書きの場合と比べて大幅に異なるので、注意が必要です。
退職届を入れる封筒
退職届を入れる封筒は、白い無地の二重封筒で郵便番号枠が記載されていないものを選びます。色や柄、和紙などの凹凸がついている封筒は、退職届を入れる封筒として適していないため、使用を避けましょう。
封筒のサイズは便箋が3つ折りにしたときにピッタリ入るサイズが理想的です。A4サイズの便箋の場合は、長形3号などそれぞれのサイズにあった封筒のサイズがあるため、便箋のサイズに合った封筒の準備をしましょう。
退職届を出すまでの流れ
退職届は、いきなり提出するわけではなく、様々な工程を重ねて最終的に提出します。退職が決定したからといって、いきなり退職届を渡すことなどはNGですので、ポイントを押さえたうえで流れを見ていきましょう。
1.退職の意思を固める
2.退職の意向を伝える(退職願か口頭のどちらかで)
3.退職の承認を得る
4.退職届を作成し、提出する
5.業務の引き継ぎ、退職の手続きを行う
6.退職日
退職届の作成や提出方法などは、企業によって異なります。事前に就業規則を確認し、退職届を準備しましょう。
退職届を渡すタイミング
退職届を渡すタイミングは、退職する2か月前が理想です。とはいえ、退職の決断を急にしてしまう可能性もあると思いますので、退職日の1.5〜2か月前までで問題ありません。
2か月前に退職の意向を伝えたとしても業務や人員の補強の兼ね合いによりスムーズに退職することが難しいケースがあります。〇か月後に退職しなくてはいけないとわかっているのであれば、余裕を持ったスケジュールで円満退社できるように調整してもらいましょう。
退職届提出の注意点
退職届を提出する際は直接手渡しでおこないましょう。また、いきなり渡すのではなく事前に「ご相談があるのですが」といったワンクッションを挟み、時間を作ってもらってください。
とはいえ、スケジュールの関係で手渡しの提出が難しい場合もあるでしょう。そういった場合は、郵送でも問題ありません。郵送で送付する場合は、誠意が伝わるように手渡しができない理由と謝罪の言葉を添え状として同封して退職届を送付しましょう。
マナーを知ってきれいに退職、未来に向かって進もう
退職届には、ルールに沿った書き方や提出までの流れ、方法など様々な取り決めがあります。そのため、混乱しやすい内容です。とはいえ、本記事を最後まで読んで頂けたことで、退職届の理解も深まったでしょう。退職の際には本記事の内容をぜひ活かしてください。
