コレは許される？ 過剰な礼儀的ビジネスマナー ＃３
敬語の使い方をはじめとする、礼儀的なビジネスマナー。若い人たちにとっては、無駄、意味がないと思えるものも少なくありません。そのようなことに対してくどくど言いすぎると、上司は部下に見下されてしまうのかもしれません｡こうしたビジネスマナーが過剰になりすぎないためのアドバイスです。
まずは正しい敬語を使う
正しい敬語を使うことに対して、不満を漏らしている若い人たちがいます。もちろん、接客や外部の人と打ち合わせをするとき、敬語を使わずタメ語で話すことはNG。自由に許しておけば、横柄な言葉で対応してしまう可能性も捨て切れません。ただし、何がなんでも敬語というモチベーションは、若い人たちに頭が堅いと言われてしまう要因です。接客業や外部の人と打ち合わせなどと、社内においてはある程度線があっても大丈夫ではないかと思います。
しかし、いざ敬語を使おうとしてその使い方が違っていては意味がありません。例えば上司から、30分出社が遅れると連絡を受けた時、「了解しました」という言葉を使う人たちがいます。部下に対して上司が「了解」というのなら理解はできます。若い人たちの言葉の中には了解という言葉が頻繁に飛び交っていますが、そこには「認める」という意味が含まれています。部下が上司に対しての返事では、「承知いたしました」「かしこまりました」「分かりました」が」正しいのです。
上司に飲み会に誘われて、用事があって行くことができない場合、「すみません、用事があるので行けません」という言葉を当たり前に使用している人たちがいます。別に何も問題はないとも思えてしまうのかもしれませんが、いきなり謝罪は、相手に対して嫌な雰囲気を植え付ける材料です。この場合、「すみません」という言葉からスタートはせずに、「ありがとうございます」という感謝の言葉からスタートをします。「ありがとうございます。 申し訳ないのですが、別件が入っておりまして､また次回誘っていただければ嬉しいです」と言えば、差し障りがなく断ることができます。
社内において、外部の人と話すような敬語のレベルでなくて大丈夫とは言うものの、敬語についての勉強をビジネスマンとしてさぼることはできません。
部屋に入るときのノックは3回・4回
部屋に入るときのノックは3回・4回と、ノックの数が決まっているマナーがあります。トイレをノックする時にもマナーがあり、ノックは2回です。国際基準に照らせば部屋のノックは4回であり、いずれにしても、会社でドアをノックする時には、3回・4回を意識しなければなりません。2回なら、「ここはトイレじゃないぞ」と上司に怒られてしまうかもしれません｡
そのとき、若い人たちは、なんで叱られるのか首を傾げているでしょう。これも行きすぎのマナーに見えてしまうのです。相手がうっとうしいと感じている以上、そのようなマナーを徹底しても意味がありません。
ドアのノックを3回・4回の場合はどうなのでしょうか。実際にここにある調査結果があり、400人の管理職の中で9割程度が2回でも問題なしと考えています。ノックの数で、商談がまとまらないということはまずないと考えて良いでしょう。ただし1回だけや、叩きすぎというのでは、相手に対してあまりいい印象を与えないので、注意をした方が良いです。日本的標準は、2回か3回です。
30度や45度のおじぎも行きすぎ？
おじぎの場合も、30度や45度で意味が変わってきてしまいます。会釈は15度、敬礼は30度、最敬礼は45度。このようなことを意識すれば、ストレスとなり人と接したくないと思ってしまうかもしれません｡ これも礼儀的ビジネスマナーとされてはいますが、いきすぎたマナーの一つです。
おじぎでしていけないことは、相手に悪い印象を与えることです。それを守ることができれば、それほど厳しく30度や45度のルールに徹する必要はありません。マナーとは、相手に不快感を与えない振る舞いなのです。
BCCで複数の人にメール対応の場合は「BCCにて失礼します」と断るべき？
BCCで送る場合には、基本は複数の相手に対して送信をします。「BCCで失礼します」とは本来なら個別に送るべきところを、手抜きして申し訳ありませんという意味が含まれています。本来なら、一人一人に対して、文書を作成して部署へ届けにいかなければなりません。更にもっと以前なら、一つ一つ手書きの文書を作成したでしょう。メールは、そのような面倒くさい作業を全部省ける合理的手段ですが、同時に相手には、怠けているという印象をできる限り回避しなければなりません。
その結果が「BCCで失礼します」です。「BCCで失礼します」が必要かと首を傾げている人たちもいますが、最低でも相手に、BCCであることは分からせる意味はあるので、相手によって使い分ければ良いのではないでしょうか。
文／sapuri
